Wer für eine Gruppe eine Reise organisiert, hat Verantwortung und einige gesetzlich vorgeschriebene Pflichten.

Kundengeld-Absicherung

Die Kundengeld-Absicherung ist seit November 1994 laut § 651 k BGB für Reiseveranstalter Pflicht. Sie müssen das für die Reise im Voaus erhaltene Geld der Teilnehmer für den Fall absichern, dass infolge von Insolvenz oder Zahlungsunfähigkeit des Veranstalters Reiseleistungen ausfallen oder dem Reisenden zusätzliche Aufwendungen  z. B. für die Rückreise entstehen. Der Reiseveranstalter darf Zahlungen der Reisenden nur fordern und annehmen, wenn er ihnen dafür zuvor einen Sicherungsschein der Insolvenzversicherung übergibt.

Reiseveranstalter im Sinne des Gesetzes ist, wer mindestens zwei Einzelleistungen (also z. B. Anreise und Übernachtung) zu einem Gesamtpreis zusammengefasst, anbietet. Auch das Anbieten von Einzelleistungen (z. B. von Ferienhäusern) kann als Veranstaltertätigkeit gewertet werden.

NICHT als Reiseveranstalter gelten:

• Anbieter, die nur gelegentlich und außerhalb ihrer gewerblichen Tätigkeit Reisen veranstalten
• Anbieter von Tagesfahrten (mit weniger als 24 Stunden Dauer, ohne Übernachtung und Reisepreis bis zu 75,- Euro)
• sowie juristische Personen des öffentlichen Rechts

Ein Verstoß gegen diese Absicherungspflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit einer Geldstrafe bis zu 5.200,- Euro geahndet werden kann. Zudem können wettbewerbsrechtliche Konsequenzen gemäß § 1 UWG (Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb) drohen.

Informationspflicht

Wer eine Gruppenreise organisiert ist zudem gesetzlich verpflichtet, die Teilnehmer darüber zu informieren, dass im Falle eines Rücktritts von der Reise Stornokosten entstehen können und dieser Fall mit einer Reise-Rücktrittskosten-Versicherung (RRV) abgesichert werden kann. Wer eine Gruppenreise ins Ausland plant, muss die Teilnehmer auch über die Möglichkeit, einer Auslandsreise-Krankenversicherung informieren und einen Abschluss empfehlen. Verzichtet ein Teilnehmer auf den Abschluss einer Reise-Rücktrittskosten-Vericherung oder einer Auslandsreise-Krankenversicherung, sollte der Organisator dies gesondert auf der Reiseanmeldung schriftlich festhalten.

Darüber hinaus müssen Reiseveranstalter die Teilnehmer auch darüber informieren, ob zur Einreise  bestimmte Pass- oder Visums-Erfordernisse nötig sind. Verändert sich zwischen Buchung der Reise und Reiseantritt die politische Situation im Reiseziel, müssen die Teilnehmer auch darüber in Kenntnis gesetzt werden.